Gérer votre propre petite entreprise est gratifiant et prend du temps. Attirer de nouveaux prospects, planifier des réunions et rédiger des propositions et des contrats sont autant de tâches essentielles qui prennent un temps précieux – vous éloignant des choses que vous aimez faire et dont vos clients ont besoin. Vous avez démarré une entreprise par passion, pas pour passer votre temps à des tâches administratives.
Nous avons lancé notre propre entreprise, Twindeavour , parce que nous avons vu la famille et les amis propriétaires de petites entreprises lutter pour gérer leur temps et être submergés par les innombrables solutions logicielles potentielles à leurs problèmes, ou pire, la perspective d’externaliser un travail qui devrait être gérable.
Nous avons mis en place notre système avec une poignée d’outils logiciels sans code qui nous permettent d’évoluer en tant qu’équipe familiale de deux personnes (nous sommes littéralement une opération «maman et pop»). Chaque heure économisée sur nos tâches nous donne plus de temps pour garder une touche personnelle sur le travail que nous faisons pour nos clients, évite de sous-traiter nos efforts (en réduisant nos coûts d’exploitation) et permet de faire des voyages occasionnels sur l’aire de jeux avec nos jumeaux. Tout ce que nous construisons pour nous-mêmes est quelque chose que nous pouvons faire pour d’autres entreprises.
Nous avons été époustouflés par la variété de problèmes uniques auxquels sont confrontés différents propriétaires, mais étonnés de voir combien d’entre eux peuvent être résolus par un ensemble relativement restreint d’outils d’automatisation. L’un de nos mantras préférés est «laissez le logiciel travailler pour vous».
Voici à quoi cela ressemble pour nous chez Twindeavour. J’espère que cela vous donne la confiance nécessaire pour créer des processus afin de récupérer le temps dont vous avez besoin pour développer votre entreprise.
Vous aurez besoin d’un compte Zapier pour utiliser les flux de travail de cette pièce. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez commencer gratuitement .
L’automatisation commerciale comme un gain de temps
Ce qui a commencé comme des projets parallèles – la création de sites Web et la mise en service de petits sites de commerce électronique de détail pendant COVID – a évolué vers quelque chose de plus lorsque nous avons découvert des problèmes sous-jacents plus profonds que les entreprises avaient à passer trop de temps à effectuer des tâches manuelles mûres pour l’automatisation. (Nous aimons tellement parler à d’autres propriétaires d’entreprise que nous avons lancé notre balado, Local , pour avoir une autre excuse pour parler avec d’autres d’entre eux.)
En utilisant Webflow , Zapier , Airtable , Landbot , Slack , Calendly et Google , nous avons mis en place un moyen simple et reproductible de capturer des prospects, de planifier automatiquement des rendez-vous, de correspondre avec des prospects et de créer et gérer des documents critiques. Ce système nous fait non seulement gagner du temps, mais élimine également les erreurs stupides comme l’envoi d’une proposition avec le mauvais nom d’entreprise (oui, nous l’avons fait lorsque nous avons effectué ces tâches manuellement).
présence Web
Chaque entreprise a besoin d’un site Web. Mais nous voulons que le nôtre soit plus qu’un lieu où les clients potentiels peuvent en apprendre davantage sur nos services. Nous faisons également de notre mieux pour offrir une expérience agréable à nos visiteurs afin qu’ils nous contactent s’ils sont intéressés par nos services. En utilisant Webflow comme interface frontale, nous nous connectons de manière transparente à Zapier pour nous connecter aux autres outils que nous utilisons pour fonctionner de manière allégée et efficace lors de l’interaction avec nos prospects et clients.
Capturer les prospects
Nous ne vendons pas nos services de manière agressive, mais lorsque nous visitons notre site Web, nous voulons qu’il soit facile pour ce visiteur de nous contacter et qu’il soit facile pour nous de répondre.
Nous avons plusieurs façons pour un visiteur de nous contacter depuis notre site Webflow: via une soumission de formulaire, un chatbot, et en planifiant un appel avec nous via Calendly. Dans tous les cas, nous transférons les informations de l’interaction dans notre Airtable CRM personnalisé, en remplissant tous les mêmes champs (nom, adresse e-mail, entreprise) quelle que soit la source et étiquetant quelle source a généré le prospect.Créer des enregistrements Airtable pour les nouvelles soumissions de formulaires WebflowUtilisez ce ZapCréer des enregistrements Airtable à partir de nouvelles réponses LandbotUtilisez ce ZapVoir plus d’ intégrations Airtable alimentées par
Nous recevons des soumissions de formulaires Webflow par e-mail à partir d’une adresse «sans réponse», donc pour entrer en contact avec ces prospects, nous copions et collions les informations dans un nouvel e-mail, ce qui était extrêmement inefficace. Au lieu de cela, nous utilisons maintenant Zapier pour prendre les informations de la soumission et nous les envoyer dans un e-mail avec l’adresse e-mail du visiteur dans le champ De , afin que nous puissions répondre en un clic (vous seriez étonné de voir à quel point de petites choses comme cela représente un gain de temps énorme).Envoyez des e-mails via Gmail pour les nouvelles soumissions de formulaires WebflowUtilisez ce ZapAlimenté par
Nous voulons savoir à chaque fois qu’un visiteur clavarde avec notre bot, afin que nous puissions intervenir et converser personnellement avec lui au cas où il n’obtiendrait pas les informations qu’il recherche. Quand quelqu’un ouvre notre Landbot, Zapier nous envoie un message dans Slack afin que nous puissions faire un suivi rapidement si nécessaire. (Cette automatisation nous aide à ajouter une touche humaine lorsque cela est nécessaire.)Envoyez des messages de chaîne dans Slack pour les nouveaux blocs Zapier activés dans LandbotUtilisez ce ZapAlimenté par
Prise de rendez-vous
Calendly est un ajout incroyable à notre site Web. En quelques clics, un visiteur peut planifier une consultation gratuite de 30 minutes avec nous. Il nous envoie automatiquement, ainsi qu’au visiteur, une invitation de calendrier à nos e-mails qui comprend un lien de notre compte Zoom. Mais nous allons plus loin et zappons les informations de contact du visiteur dans Airtable, étiquetons la source comme « Calendly » et utilisons la vue du calendrier d’Airtable pour voir toutes nos consultations, y compris le message écrit que la personne a fourni lors de la planification de l’appel. .Ajouter des enregistrements Airtable pour les nouveaux événements CalendlyUtilisez ce ZapAlimenté par
Création et gestion de documents
Dès le début de notre effort, nous avons remarqué que nous passions beaucoup de temps dans la gestion des documents, en particulier dans la création de propositions et de contrats à mesure que nous progressions de la phase de vente à la phase client. Nous avons également commis des erreurs embarrassantes car il est très sujet aux erreurs de copier et coller des informations dans des documents standard.
Nous avons résolu ce problème en créant des modèles dans Google Docs pour nos propositions et contrats. Au fur et à mesure que nous déplaçons des prospects dans notre pipeline CRM (par exemple, «Lead» vers «Proposition», «Proposition» vers «Client»), de nouvelles vues d’enregistrement sont déclenchées dans Airtable. Lorsque ces enregistrements apparaissent, Zapier prend les données de la ligne (comme le nom de l’entreprise, le nom du contact et l’adresse e-mail) et les envoie dans des champs dynamiques de notre modèle Google Docs, et les enregistre en tant que nouveau document. Automatisé et sans erreur!Créer un document Google à partir d’un modèle pour les nouveaux enregistrements affichés dans AirtableUtilisez ce ZapAlimenté par
Pour nous assurer que nous ne manquons pas de suivre les expirations des propositions et des contrats, nous utilisons des déclencheurs Airtable pour nous informer sur Slack et dans un e-mail lorsque ces dates approchent pour un document.
Automatisations à valeur ajoutée pour les clients
Parfois, nous ne pouvons pas croire à quelle vitesse nous avons développé notre entreprise, mais ce qui nous a permis de réussir était un investissement initial dans l’automatisation des processus qui, nous le savions, nous submergerait une fois que nous aurions commencé à grandir. Les outils sans code comme Zapier et son écosystème de connecteurs offrent un moyen intuitif et accessible de rationaliser des tâches qui semblaient autrefois inévitablement manuelles.
Nous adorons démontrer nos automatisations aux clients et prospects afin qu’ils aient quelque chose de tangible pour comprendre la puissance de ce que nous pouvons mettre en place pour eux. Nos projets les plus gratifiants sont ceux qui apportent de la valeur en économisant du temps et de l’argent. Tout ce que nous pouvons faire pour aider une autre petite entreprise à réussir en résolvant les tracas inutiles tout en travaillant avec les outils que nous aimons utiliser est gagnant-gagnant dans notre livre.
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